La nozione di "servizi aggiuntivi" negli istituti e nei luoghi della cultura è stata introdotta nell'ordinamento dall'art. 4 del D.L. 433/1992 (L. 4/1993, cd. Legge Ronchey).
Attualmente, l'art. 117 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.lgs. 42/2004) dispone che negli istituti e nei luoghi della cultura (che, in base all'art. 101 del medesimo Codice, sono musei, biblioteche, archivi, aree e parchi archeologici, complessi monumentali) possono essere istituiti servizi di assistenza culturale e di ospitalità per il pubblico.
Rientrano tra i servizi in questione:
a) servizio editoriale e di vendita riguardante i cataloghi e i sussidi catalografici, audiovisivi e informatici, ogni altro materiale informativo, e le riproduzioni di beni culturali;
b) servizi riguardanti beni librari e archivistici per la fornitura di riproduzioni e il recapito del prestito bibliotecario;
c) gestione di raccolte discografiche, di diapoteche e biblioteche museali;
d) gestione dei punti vendita e utilizzazione commerciale delle riproduzioni dei beni;
e) servizi di accoglienza, inclusi quelli di assistenza e di intrattenimento per l'infanzia, servizi di informazione, di guida e assistenza didattica, centri di incontro;
f) servizi di caffetteria, di ristorazione, di guardaroba;
g) organizzazione di mostre e manifestazioni culturali, nonché di iniziative promozionali.
La gestione dei servizi medesimi può essere effettuata in forma diretta o indiretta, ai sensi dell'art. 115 del medesimo Codice.
La gestione indiretta è attuata tramite concessione a terzi ovvero (a seguito delle modifiche apportate dal D.L. 76/2020) mediante l'affidamento di appalti pubblici di servizi, anche in forma congiunta e integrata, mediante procedure di evidenza pubblica, sulla base della valutazione comparativa di specifici progetti.
La scelta tra le due forme di gestione è attuata mediante valutazione comparativa in termini di sostenibilità economico-finanziaria e di efficacia, sulla base di obiettivi previamente definiti. La gestione in forma indiretta è attuata nel rispetto dei parametri di cui all'art. 114 del medesimo Codice, ferma restando la possibilità per le amministrazioni di progettare i servizi e i relativi contenuti, anche di dettaglio, mantenendo comunque il rischio operativo a carico del concessionario e l'equilibrio economico e finanziario della gestione.
Le amministrazioni cui i beni pertengono regolano i rapporti con i concessionari delle attività di valorizzazione mediante contratto di servizio, nel quale sono determinati, tra l'altro, i contenuti del progetto di gestione delle attività di valorizzazione ed i relativi tempi di attuazione, i livelli qualitativi delle attività da assicurare e dei servizi da erogare, nonché le professionalità degli addetti. Nel contratto di servizio sono indicati i servizi essenziali che devono essere comunque garantiti per la pubblica fruizione del bene.
L'inadempimento, da parte del concessionario, degli obblighi derivanti dalla concessione e dal contratto di servizio, oltre alle conseguenze convenzionalmente stabilite, determina anche, a richiesta delle amministrazioni cui i beni pertengono, la risoluzione del rapporto concessorio e la cessazione, senza indennizzo, degli effetti del conferimento in uso dei beni.
Alla concessione delle attività di valorizzazione può essere collegata la concessione in uso degli spazi necessari all'esercizio delle attività medesime, previamente individuati nel capitolato d'oneri. La concessione in uso perde efficacia, senza indennizzo, in qualsiasi caso di cessazione della concessione delle attività.
Sempre in base all'art. 117, i servizi di assistenza culturale e di ospitalità per il pubblico possono essere gestiti in forma integrata con i servizi di pulizia, di vigilanza e di biglietteria. Qualora l'affidamento dei servizi integrati abbia ad oggetto una concessione di servizi, l'integrazione può essere realizzata anche indipendentemente dal rispettivo valore economico dei servizi considerati. E' possibile stipulare contratti di appalto pubblico aventi ad oggetto uno o più servizi di assistenza culturale e di ospitalità per il pubblico e uno o più tra i servizi di pulizia, di vigilanza e di biglietteria.
I canoni di concessione dei servizi sono incassati e ripartiti ai sensi dell'art. 110 dello stesso Codice.
In base all'art. 110 del Codice – come modificato, da ultimo, dal D.L. 104/2019 (L. 132/2019: art. 1-ter, co. 3) –, nel caso di gestione diretta, i proventi derivanti dalla vendita dei biglietti di ingresso agli istituti ed ai luoghi della cultura, nonché dai canoni di concessione e dai corrispettivi per la riproduzione dei beni culturali, sono versati ai soggetti pubblici cui gli istituti, i luoghi o i singoli beni appartengono o sono in consegna.
I proventi derivanti dalla vendita dei biglietti d'ingresso agli istituti ed ai luoghi appartenenti o in consegna allo Stato sono destinati alla realizzazione di interventi per la sicurezza e la conservazione e al funzionamento, alla fruizione e alla valorizzazione degli istituti e dei luoghi della cultura appartenenti o in consegna allo Stato, nonché all'espropriazione e all'acquisto di beni culturali, anche mediante esercizio della prelazione.
I proventi derivanti dalla vendita dei biglietti d'ingresso agli istituti ed ai luoghi appartenenti o in consegna ad altri soggetti pubblici sono destinati all'incremento ed alla valorizzazione del patrimonio culturale.
In base allo stesso D.L. 104/2019 (L. 132/2019: art. 1-ter, co. 4), peraltro, al fine di migliorare la fruibilità e la valorizzazione degli istituti e nei musei dotati di autonomia speciale (elencati nell'art. 33 del DPCM 169/2019, recante il regolamento di organizzazione del MIBACT), i proventi derivanti dalla vendita dei biglietti d'ingresso degli stessi istituti e musei, al netto della quota destinata al funzionamento, sono versati dai medesimi all'entrata del bilancio dello Stato per essere riassegnati – con decreto del Ministero dell'economia e delle finanze – al Fondo risorse decentrate dell'allora MIBACT –, per essere destinati alla remunerazione delle particolari condizioni di lavoro del personale coinvolto in specifici progetti locali presso gli stessi istituti e musei, nel limite massimo del 15% del trattamento tabellare annuo lordo, secondo criteri definiti in sede di contrattazione collettiva integrativa.
In materia di affidamento in concessione dei servizi negli istituti e nei luoghi della cultura di appartenenza pubblica è intervenuto, da ultimo, l'art. 16, co. 1, del D.L. 78/2015 (L. 125/2015) che ha previsto che, per accelerare l'avvio e lo svolgimento delle procedure di gara, nonché allo scopo di razionalizzare la spesa pubblica, le amministrazioni aggiudicatrici possono avvalersi, sulla base di apposite convenzioni per la disciplina dei relativi rapporti, di Consip S.p.A., anche quale centrale di committenza, per lo svolgimento delle relative procedure.
Per l'attuazione del disciplinare era, poi, stata costituita, con DM 82 dell'11 gennaio 2016, una cabina di regia composta da rappresentanti del Mibact e di Consip, che doveva terminare i lavori entro il 31 dicembre 2016, elaborando una relazione per il Ministro. Il termine era stato prorogato al 31 dicembre 2017 con DM 282 del 26 giugno 2017.
Nel prosieguo, il 21 giugno 2019, era stata data notizia, sempre sul sito dell'allora Mibac, della firma di un disciplinare fra lo stesso Ministero e Consip per la riattivazione delle procedure di acquisizione di beni e servizi e l'affidamento delle concessioni nei luoghi della cultura statali. Il comunicato evidenziava che "Consip avrà tra i suoi compiti la rilevazione delle esigenze degli istituti, la definizione delle strategie di gara, la verifica circa l'adozione di tutte le possibili misure in tema di salvaguardia delle esigenze occupazionali, lo svolgimento delle procedure ad evidenza pubblica secondo un cronoprogramma stabilito sulla base delle esigenze dell'Amministrazione. Da parte del Ministero ci sarà, in particolare, un attento monitoraggio delle procedure e dei risultati".
